SURAT ELEKTRONIK / ONLINE
CARA MUDAH MEMASUKKAN SURAT ELEKTRONIK / ONLINE
A. Pengertian dan fungsi
Surat.
1. Pengertian surat masuk
semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau
organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun perusahaan/
organisasi.
2. Pengertian surat keluar
semua surat yang dibuat/ dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau
organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik kepada perorangan maupun
perusahaan/ organisasi.
Sebuah perusahaan atau organisasi bisa
menerima banyak surat setiap harinya. Jika surat yang masuk tersebut tidak
ditangani dengan baik maka akan merugikan banyak pihak, baik yang mengirim
maupun yang menerima surat tersebut.
B. Fungsi Surat.
1. Fungsi Surat Masuk
Fungsi utama surat masuk dan surat keluar ini
adalah sebagai sarana komunikasi antara satu pihak dengan pihak lainnya.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan surat masuk:
- Sebagai alat
komunikasi
- Sebagai wakil dari
penulis
- Sebagai alat bukti
historis
- Sebagai pedoman
pelaksanaan kerja
- Sebagai alat
pengingat
- Sebagai alat bukti
tertulis
2. Fungsi Surat Keluar
Sama halnya dengan surat masuk, fungsi utama
surat keluar adalah sebagai sarana komunikasi dengan pihak lain. Secara umum,
berikut ini adalah fungsi dan tujuan surat keluar tersebut:
- Sebagai alat tata
usaha
- Sebagai wakil
penulis
- Sebagai media
komunikasi tertulis
- Sebagai alat bukti
tertulis
- Sebagai alat ukur
kemajuan suatu perusahaan atau instansi
Pertama hal yang
perlu disiapkan adalah software xampp dan aplikasi itu akan menggunakan
aplikasi AMS dari textcode. kalian bisa download aplikasinya disini
1. Pertama-tama, kalian langsung saja masuk ke aplikasi xampp kalian dan
jangan lupa kalian nyalalakan Apache dan MySQL seperti gambar dibawah :
2. kedua, kalau Apache dan MySQL kalian sudah menyala langsung saja
menuju file yang akan kalian buka dan jangan lupa extrak file tersebut lebih
dahulu sebelum di pindahkan
3. ketiga, Setelah diextrak file tersebut selanjutnya langsung saja
pindahkan file yang sudah diextrak tersebut kedalam dokumen xampp kalian.
(xampp/htdocs) seperti gambar dibawah :
4. keempat, Setelah file aplikasi tersebut sudah diletakan kedalam file
xampp selanjutnya langsung menuju ke Google dan membuat halaman baru dengan
memasukan alamat URL ini http://localhost/phpmyadmin tampilan halaman awal sepertdi gambar dibawah
dan selanjutnya kalian klik (database).
5. kelima, berinama database yang ada di htdocs tadi, dan usahakan
jangan memakai spasi gunakan symbol yang biasa di gunakanan, setelah mengisi
langsung kalian klik tombol (Create). Seperti gambar dibawah :
6 keenam, setelah berhasil dibuat. Kalian langsung import file yang akan
kalian upload kedalam phpmyadmin dengan cara ..... (nama database harus sama
dengan nama database yang kalian upload di folder htdocs ) dan scroll kebawah
klik " Go ", jika berhasil. maka tampilanya seperti gambar ini :
7. ketujuh, kalian langsung buka halaman baru di google http://localhost/ams/ (nama
folder yang kalian pindahkan kedalam htdocs tadi)
8. kedelapan, kalian langsung masuk kan username : admin , Password :
admin maka kalian akan masuk kedalam menu utama seperti gambar yang ada dibawah
ini :
9. kesembilan, kita akan belajar cara menggunakan web surat tersebut :
·
Pertama kalian siapkan surat masuk dan surat
keluar yang akan diupload ke dalam web tersebut, dan buat agenda surat masuk dan
surat keluar ke dalam Ms Excel kalian terlebih dahulu seperti di bawah ini :
·
Setelah kalian membuat agenda surat masuk dan
surat keluar. kegunaan membuat agenda tersebut adalah memudahkan kalian dalam
melakukan pemasukan data kedalam aplikasi, yang dimana sudah tercatat dalam
agenda kalian. langsung saja kalian buka http://localhost/ams dan klik “log in”, pilih menu
Transaksi Surat pilih Surat Masuk, seperti gambar dibawah :
· Selanjutnya, kalian tinggal mengisinya kedalam
transkasi surat masuk di aplikasi AMS Format sudah ada di dalam aplikasi jangan
lupa kalian upload juga file surat masuk kalian seperti gambar dibawah ini :
SELAMAT MENCOBA !!!
Komentar
Posting Komentar