Aplikasi Perkantoran Elektronik (PT Jaya Abadi)

Analisis Implementasi Aplikasi Orange Human Resource Management.

OrangeHRM

(Studi Kasus PT Jaya ABadi)

Nama Kelompok 1 :

Dewi Wardah (19030159)

Chintya Dona F. (19030158)

Rizky Wahyu Abadi (19030171)

1.   Pendahhuluan

Analisis ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang ada pada PT. Jaya Abadi, menganalisis permasalahan sistem informasi sumber daya manusia (SDM), dan memberikan alternatif solusi atau rekomendasi sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang baru pada PT. Jaya Abadi. Langkah yang dilakukan sebelum memberikan rekomendasi sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang baru adalah menggambarkan sistem informasi sumber daya manusia yang ada dan melakukan analisis sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang ada dengan cara mengidentifikasi masalah dan menganalisis kelemahan sistem. Berdasarkan hasil analisis sistem, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di PT. Jaya Abadi masih menggunakan cara manual, belum terkomputerisasi, berimbas tertinggal dengan pesaing perusahaan lainya. Hasil uji coba sistem informasi sumber daya manusia (SDM) yang baru menunjukkan bahwa dengan Orange HRM dapat memberikan kemudahan serta lebih efektif dan efisien dalam mengelola sistem informasi sumber daya manusia (SDM) di PT. Jaya Abadi.

a.    Latar Belakang

Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM) PT. Jaya Abadi di era informasi ini membutuhkan sistem informasi berbasis komputer. Jumlah  pegawai dan jenis pekerjaan yang banyak serta beberapa  tingkatan  jabatan  tentu tidak mudah jika dikelola secara  manual,  tidak  sistematis, meskipun telah menggunakan computer.Strategi bisnis yang banyak digunakkan sebagai standard praktek global saat ini adalah salah satunya dengan meningkatkan manjemen sumber daya manusianya (HRM)

          Bagian Human Resource di PT. Jaya Abadi  membutuhkan sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) untuk memudahkan tugas SDM di bagian tersebut dan tugas Sumber Daya Manusia (SDM) lain yang terkait dengan kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM). Tugas tugas kepegawaian itu meliputi antara lain perencanaan, perekrutan, pengorganisasian, pengaturan cuti, penggajian atau pemberikan kompensasi, hingga penghentian.

Pada sisi lain, impelementasi sistem informasi berbasis komputer membutuhkan biaya investasi dan pengelolaan, antara lain biaya pengadaan perangkat lunak, perangkat keras, infrastruktur, dan Sumber Daya Manusia (SDM) pengembang, pengelola, dan pengguna. Saat ini telah tersedia beragam perangkat lunak berlisensi bebas atau kode terbuka (free/open source) yang dapat digunakan untuk mengurangi biaya pengadaan karena biaya lisensinya gratis, sehingga implementasi salah satu software aplikasi kode terbuka sebagai system informasi SDM dibutuhkan di PT. Jaya Abadi.

b.   Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari Studi kasus ini adalah sebagai berikut :

                                          i.    Apa itu Human Resorce Management ?

                                         ii.    Apa itu OrangeHRM ?

                                        iii.    Apasaja kelebihan dan Kekurangan OrangeHRM ?

                                       iv.    Apasaja produk yang ditawarkan oleh OrangeHRM ?

                                        v.    Apa perbedaan masing-masing produk OrangeHRM?

c.   Tujuan

Studi kasus ini bertujuan sebagai sarana untuk lebih mengetahui aplikasi yang bisa digunakan untuk manajemen sumber daya manusia (HRM) pada perusahaan PT. Jaya Abadi. Tentunya untuk kemajuan dan membuat perusahaan bisa bersaing di dunia bisnis.

d.   Batasan Masalah

Batas masalah ini adalah menjelaskan tentang OrangeHRM dari muai fitur kelebihan dan kekurangan aplikasi tersebut. Pembahasan fitur atau produk, gambar aplikasinya dan perbedaan aplikasi tiap produk

      2.   Pembahasan

a.   Human Resource Management

HRM atau yang dikenal dengan Human Reource Management adalah manajemen sumber daya manusia secara khusus diisi dengan program yang bersangkutan dengan orang (karyawan) yang dilakukan dalam fungsi organisasi yang paling efektif memfasislitasi pengunaan orang (karyawan) untuk mencapai tujuan organisasi dan inidividu.

b.   Orange Human Resource Management

OrangeHRM Inc. adalah perusahaan perangkat lunak SDM yang berbasis di Secaucus, New Jersey. Perusahaan telah mengembangkan solusi manajemen sumber daya manusia. Perusahaan ini menawarkan solusi open-source, profesional, & perusahaan.

      3.   Studi Literatur

Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dielaborasi dari segi teori sumber daya, di mana fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah ( added value ) sebagai tolak ukur keberhasilan bisnis. Status manajemen sumber daya manusia juga pernah diremehkan oleh beberapa organisasi. Namun dalam beberapa tahun terakhir, derajat kepentingannya telah berkembang. Keefektifan fungsi-fungsi sumber daya manusia berdampak besar terhadap kinerja perusahaan. Perencanaan yang buruk dapat mengakibatkan munculnya serangkaian rekrutmen yang diikuti oleh pemecatan pegawai.

Dengan adanya implementasi OrangeHRM pada PT Jaya Abadi akan sangat praktis digunakan dalam bisnis dimana OrangeHRM sebuah platform yang sempurna untuk melakukan re-engineering proses pengelolaan SDM dan mendefinisikan ulang alur kerja operasional para profesional SDM sebagai landasan baru pengelolaan SDM yang maju.

OrangeHRM dibuat berdasarkan arsitektur modular yang terdiri dari modul-modul berikut:

o   Modul Admin. Modul ini merupakan salah satu bagian dari sistem dimana manajer sumber daya manusia atau personil yang ditunjuk menjalankan semua tugas administrasi sistem. Modul ini meliputi pendefinisian stuktur perusahaan, golongan gaji, proyek yang dijalankan dan informasi lain sebagai tulang punggung dari seluruh sistem. Keamanan sistem dapat diatur melalui modul ini dalam bentuk penetapan otorisasi pengguna.

o   Modul ESS (Employee Self Service). yaitu user yang dapat masuk ke sistem. OrangeHRM memberikan fungsionalitas ini untuk memberi keleluasaan bagi user untuk berinteraksi dengan sistem dalam memasukkan informasi, mengakses modul cuti, modul time

o   Modul PIM (personal information module). Modul ini merupakan pengelolahan semua informasi terkait data karyawan seperti jenis informasi pribadi, rincian kualifikasi dan pengalaman kerja, informasi yang terkait dengan pekerjaan dan lain sebagainya. Informasi yang ditampung dalam modul ini dimanfaatkan oleh modul-modul lainnya.

o   Modul Leave. Sebuah modul pengelolaan cuti yang komprehensif dengan kemungkinan yang luas untuk mendefinisikan berbagai jenis cuti, libur perusahaan dan lain-lain. Modul ini menyediakan semua proses pengajuan cuti dan proses persetujuannya. Selain itu, modul ini dapat menampilkan informasi tentang hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti dan lain sebagainya. Konsep berbasis web dan pelayanan mandiri (self-service) ini menyederhanakan berbagai prosedur cuti yang saling berhubungan, mengurangi pekerjaan administratif, menghemat kertas dan biaya.

o   Modul Time. Modul ini mengotomatisasi proses yang terkait dengan penelusuran waktu kerja. Modul ini membantu mencapai efisiensi dalam mengelola data tenaga kerja dan meningkatkan pengelolaan angkatan kerja. Modul ini memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mendefinisikan dan mengisi jadwal kerja mereka sendiri yang dapat diterima/ditolak dan dimodifikasi oleh atasan mereka. Modul ini memiliki fungsionalitas untuk menelusuri kehadiran karyawan, dimana karyawan dapat memasukkan waktu hadir kerja dan waktu pulang kerjaMelalui modul waktu kerja ini.

o   Modul Recruitment. Modul ini digunakan untuk pengelolaan rekruitmen. Pemasang iklan dapat melakukan posting iklan dengan mudah, melacak progres pemrosesan pelamar hingga proses wawancara sampai proses penerimaannya.

o   Modul Performance. Modul ini digunakan untuk mengelola kinerja karyawan. Kinerja karyawan pada modul ini diukur dengan key performance indicator (KPI). Administrator perlu memasukkan kriteria dari KPI setiap posisi jabatan sebelum proses penilaian dapat dilakukan.

      4.    IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

            Proses identifikasi kebutuhan dilakukan melalui wawancara dengan pimpinan perusahaan tersebut yang kemudian dituliskan dalam bentuk list requirement. Berdasarkan interview dengan pihak pimpinan PT. Jaya Abadi maka ada beberapa requirement terkait dengan implementasi aplikasi HRM adalah sebagai berikut:

No	No.Req	Deskripsi
1	Req_101	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur penambahan data user penguna aplikasi
2	Req_102	Sistem HRM yang kembangkan memiliki fitur login sehingga hanya pihak yang memiliki username dan password yang dapat menggunkan aplikasi
3	Req_103	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur admin SDM yang dapat menentukan jabatan di perusahaan itu seperti direktur, manager, sekeretaris , bendahara dan jabatan lainnya
4	Req_104	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur admin SDM yang dapat menentukan data upah gaji, status pekerjaan, dan kategori pekerjaan
5	Req_105	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur admin SDM untuk memasukan/menyimpan informasi struktur perusahaan ,dan  proyek yang akan dijalankan.
6	Req_106	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur admin yang dapat menentukan data kemampuan, latar belakang pendidikan, jenis pekerjaan.
7	Req_201	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk memasukan data personal karyawan yang meliputi data NIP, Nama, Tanggal dan Tempat Lahir, Alamat, Jenis kelamin, Pendidikan
8	Req_202	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur import data karyawan dari file dengan format CSV
9	Req_203	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur upload foto karyawan
10	Req_204	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur dapat mengetahui rincian kualifikasi karyawan yang di tentukan perusahaan
11	Req_205	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk menentukan pekerjaan karyawaan,gaji dan pengalaman kerja
12	Req_206	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur upload profile karyawan, sertifikat dan lainnya
13	Req_301	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk melihat hak cuti, sisa cuti, riwayat cuti setiap karyawan
14	Req_302	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur menyetujui/menolak cuti untuk karyawan
15	Req_303	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur admin SDM dapat menentukan periode cuti yang akan digunakan pada saat pengajuan / penentapan cuti karyawan
16	Req_401	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk mengelola data kehadiran(absensi) karyawan
17	Req_402	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk mengetahui ketepatan waktu hadir karyawan
18	Req_403	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk View/Edit/Approve/Reject timesheets karyawan
19	Req_501	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk mengelola data perekrutan karyawan
20	Req_502	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk memasang iklan lowongan kerja dengan mudah
21	Req_503	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk melacak progres pemrosesan pelamar hingga proses wawancara sampai proses penerimaannya.
22	Req_601	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk mengelola data penilaian kinerja karyawan
23	Req_602	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk menilai kinerja dari para karyawan
24	Req_701	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk para karyawan yang dimana karyawan dapat memperbarui informasi pribadi dengan sendiri melalui komputer karyawan.
25	Req_801	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk mengelola bermacam-macam laporan dari karyawan.
26	Req_802	Sistem HRM yang dikembangkan memiliki fitur untuk menanggapi bermacam-macam laporan yang dikirim oleh karyawan